例えば、「お客様がデータを提供してくれないせいで、監査をし直す必要があります」と書きたいとします。
We will have to repeat that portion of the audit because we did not get complete information.
と書くと、あたかも、こちらに落ち度があるようにも解釈できます。そこで、
That portion of the audit must be repeated because the information obtained was not complete.と受動態にすれば、直接的に誰かを非難しないため、アタリが柔らかくなります。
一般に受動態を使うと、まどろっこしい弱い文章になるため、止めた方がよいのですが、このような裏ワザとしては便利ですね。
参考：”The Accountant’s Guide to Professional Communication” by Melanie McKay and Elizabeth Rosa