■ 読み手は誰か？
メールや報告書などを下書きするとき、主張したいことや、それを裏付ける事実やデータを考えている思います。
これに加えて、「読む人物を想像しながら書く」ことをお勧めします。
すなわち、
- 知っている人のために書く場合：その人の姿を脳裏に浮かべて書く
- 知らない人のために書く場合：誰かを想定して書く
- あるグループのために書く場合：そのグループが他のグループとどう違うかを意識しながら書く
■ 専門知識をどう伝えるか？
専門用語を分かりやすく説明するために、以下のステップがお勧めです。
- その用語が属する一般的なグループを定義する
- その用語がグループ内の他の用語とどう違うのかを説明する。
例：
- 用語：ビール
- グループ：アルコール飲料
- 特性：麦から醸造した
- 用語：投資
- グループ：資産を購入すること
- 特性：購入した資産から収入を得ることを期待している
- 用語：繰戻還付
- グループ：税金の還付
- 特性：今年度が赤字ならば過去に収めた税金が還付されること
参考：”The Accountant’s Guide to Professional Communication” by Melanie McKay and Elizabeth Rosa