通常ならば、相手も忙しいので、ビジネスのコミュニケーションの基本は、
１． まず要点を伝え（メッセージの目的）
２． 重要な項目の順に説明し
３． 最後に相手にしてほしいことを具体的に告げる
が定石ですが、悪い知らせを告げるときは裏ワザを使いましょう。
なぜなら、頭から悪いニュースを告げてしまうと、それ以上読んでもらえない可能性があるからです。
さて、その裏ワザは、
１． ポジティブなことを書いて、相互の信頼関係を確認
２． 状況を説明して、納得できる心構えをつくってもらう
３． 悪い知らせを明確に伝える
４． 最後にもう一度ポジティブに書いて、良い関係を保てるようにする
例：
○○様
長年にわたり弊社のサービスを利用していただきまして、ありがとうございます。大切なお客様として貴社のお役に立てればと鋭意努力してまいりました。
毎年、確定申告の時期に弊社のサービスを選んでくださっているお客様には、最高品質のサービスを提供したいと思っておりますが、ご存じのように弊社は近年急速に拡大したため、貴社その他のお客様にご満足のいただけるようなサービスを提供することが困難になってまいりました。通年契約のお客様に十分な品質のサービスを提供するために、サービスの提供を通年契約のお客様に限定する必要が生じてまいりました。そこで残念ですが、貴社へのサービスをご提供することができなくなりました。
来年の確定申告をサポートできる他の税理士の紹介をご希望でしたら、どうぞお知らせください。これまで弊社を御愛顧いただきまして、誠にありがとうございました。
参考：”The Accountant’s Guide to Professional Communication” by Melanie McKay and Elizabeth Rosa