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2013年9月19日木曜日

会計士とコミュニケーション　（５）　文章を見直す

文章の下書きが終わったら、次のステップは文章の見直しです。

 見直しによって、文章が読み手にスッと伝わるようになります。

 その反対に、伝わらない文章とは、以下のように書いた文章です。
  • 思いついた順に書く。
  • 単に時系列順に並べる。
  • 同じことをあちこちで別の言葉で言い表す。
そこで以下のテクニックがお勧めです。

 １．    最初の段落で最重要ポイントを述べて、結局は読者に何をしてほしいかを伝える。

 ２．    各段落においても、最初の行で、その段落の重要ポイントをまず伝える。

 ３．    段落の中で、キーワードを繰り返す。

 ４．    考えを接続詞でつなげる。

 　　　　　接続詞の例：
  • 説明：例えば
  • 確認：実際は
  • 否定：しかし
  • 追加：そのうえ
  • 譲歩：そうはいうものの
  • 結論：したがって

 ５．    段落を「くさび」でつなぐ。
「くさび」とは、段落の最後の行で述べた考えを、つぎの段落の最初の行で繰り返すテクニックです。

 ６．    最後に結論および読者にしてほしいことを伝える。
読者に「知ってもらいたい」のか「何らかの行動をとってほしい」のかを伝えます。

参考：”The Accountant’s Guide to Professional Communication” by Melanie McKay and Elizabeth Rosa