まず他の理事からの質問に答えます。
- JATはどの団体に所属しているのか？
- JATの予算と支払い承認システムはどうなっているのか？
さらにJAT会員から新たな提案がありました。
有志が役所の書式を翻訳してJATのウエブサイトに掲載したいとのこと。
それに対して意見を書き込みます。
他の理事にリマインダーを出す。
理事会の議事録の英語版が3週間たってもまだ完成していませんが、完成次第和訳したいと伝えました。
ここまでのやりとりに1時間半ぐらいかかりました。
次にハワイでの年次総会で承認された議案をアップロードするための作業を開始。
NPOは会員が議事を閲覧できるようになっている必要があります。
ソフトの使い方が分からず苦労しましたが、ウエブマスターの人はすでに十分忙しいので、質問する気になれず、自分で試行錯誤して何とか入力しました。
昨年の表に上書きするファイルについては、前任者がＰＤＦしか残さなかったので、前任者からワード形式で送ってもらうかどうか悩んだものの、作業が中断するのがいやなので、ＰＤＦをワードに変換できるサービスに加入しました。その結果、ＰＤＦは見事にワードに変わったので、うれしいです。
ここで理事会から、日英・英日国際会議（IJET）の採算性についての質問をされました。自分の考えを整理して返答するのに30分かかりました。
午後からＪＡＴに来た郵便物の処理。
東京商工会議所から議員選挙の代理投票につぃての案内→理事長と法務担当理事にどうしたいか聞きました。
ミーティング・ルームの請求書→支払って、共有サイトに記録。
イベント代行会社からの宣伝→誰も興味がなければ破棄する旨を通知。
東京商工会議所から議員選挙のお知らせ→理事長に手渡すことを約束。
東京都議会議員選挙の投票用紙が誤って送られてきた→選挙管理事務所に連絡。
以上に2時間かかりました。
最後にＩＪＥＴのプレイベントの講演者へ謝礼をオンラインで振り込む手続きをしました。
英語の名前しか分からないので、口座名がカタカナで一致しているどうか分かりません。
さらにオンライン・サービスがセキュリティーを強化したため、ワンタイム認証コードを前の会計担当理事へ自動的に送られることが判明しました。この設定を変えてもらうように、前の理事に依頼しました。
理事が代わるたびに、引継ぎにものすごく時間がかかる気がします。
新しい理事に状況やシステムを説明して、前の理事が放置していたことも必要ならば更新しなければならないからです。