マンガで会計を理解する

「BAR レモン・ハート　会計と監査」というマンガを読みました。
マンガなので1時間もあれば読めます。

「繰延税金資産」や「減損会計」など、むずかしい会計用語の意味がよく分かりました。
舞台は、こじゃれたバーで4人の男が会計の話で盛り上がるというもの。
監修はなんと日本公認会計士協会です。粋な協会ですね。




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会計士とコミュニケーション （７） 悪い知らせを伝えるとき

通常ならば、相手も忙しいので、ビジネスのコミュニケーションの基本は、

１．    まず要点を伝え（メッセージの目的）
２．    重要な項目の順に説明し
３．    最後に相手にしてほしいことを具体的に告げる

が定石ですが、悪い知らせを告げるときは裏ワザを使いましょう。

なぜなら、頭から悪いニュースを告げてしまうと、それ以上読んでもらえない可能性があるからです。

さて、その裏ワザは、

１．    ポジティブなことを書いて、相互の信頼関係を確認
２．    状況を説明して、納得できる心構えをつくってもらう
３．    悪い知らせを明確に伝える
４．    最後にもう一度ポジティブに書いて、良い関係を保てるようにする

例：

○○様

長年にわたり弊社のサービスを利用していただきまして、ありがとうございます。大切なお客様として貴社のお役に立てればと鋭意努力してまいりました。

毎年、確定申告の時期に弊社のサービスを選んでくださっているお客様には、最高品質のサービスを提供したいと思っておりますが、ご存じのように弊社は近年急速に拡大したため、貴社その他のお客様にご満足のいただけるようなサービスを提供することが困難になってまいりました。通年契約のお客様に十分な品質のサービスを提供するために、サービスの提供を通年契約のお客様に限定する必要が生じてまいりました。そこで残念ですが、貴社へのサービスをご提供することができなくなりました。

来年の確定申告をサポートできる他の税理士の紹介をご希望でしたら、どうぞお知らせください。これまで弊社を御愛顧いただきまして、誠にありがとうございました。


参考：”The Accountant’s Guide to Professional Communication” by Melanie McKay and Elizabeth Rosa

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会計士とコミュニケーション （６） － ポジティブに書く

前向きな文章は、相手に対する気づかい、思いやり、敬意を伝えられます。
「あなたはできる人ですね。プロですね。」というメッセージを発することができます。

ネガティブな文章は、敵意、上から目線、権威を振りかざす印象を与え、「あなたなんか信用してませんよ」というメッセージを発します。
ぶっきらぼうな文章もネガティブです。

ポジティブな言葉：

感謝します　　素晴らしい　　よくなります　　よかったです　　できます
お勧めします　　慎重　　サービス　　おめでとうございます
成功　　効率的　　ありがとうございます　　優秀な　　タイミングがよい
うれしいです　　よく考えてある　　一緒に　　すごい　　信頼
幸せな　　　でき次第、喜んで～します　　助ける

ネガティブな言葉：

疑わしい　　嫌い　　非難　　～のせいで　　不注意　　～しなければならない
できません　　怠る　　苦情　　問題　　断る　　不公平　　否定
あいまい　　がっかり　　心配　　あやしい　　間違い　　失敗
あなたが…しない場合、当社は～できません　　不可能　　
あなたは～するべきです

■　きついメッセージの例
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当社は下記の項目をまだ受け取っておりません。監査を完了するために大至急必要です。
A
B
C
これは二度目の通知になります。貴殿が当社に提供したデータには食い違いがあるため、さらに一層の監査をする必要があります。

至急、対応してください。
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• 相手を非難しているところがネガティブ。

■　友好的なメッセージの例
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監査は順調に終了に向かっていることをご報告いたします。当社からのお願いはこれで最後になりますが、以下の情報が必要です。
A
B
C
いくつか数値に違いがあるため、貴事務所にお伺いしたいと思います。上記の資料をただいて、訪問が終わりましたら、監査を無事に終了することができます。

いつもご協力をいただきまして、ありがとうございます。
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• 読み手が協力して、すぐに返答してくれると期待しているところがポジティブ。

たとえ相手に落ち度があっても、状況の中でポジティブな部分を強調することはできるでしょう。
問題を最小化して、読み手の不安を減らすことができます。

多くの人は、気配りが感じられて、友好的なコミュニケーションにはポジティブに反応し、きつい口調には抵抗したくなります。

ポジティブなコミュニケーションは人間関係を築く土台となるでしょう。


参考：”The Accountant’s Guide to Professional Communication” by Melanie McKay and Elizabeth Rosa

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英文会計士とコミュニケーション （５） － 分かりやすく書くためのテクニック

アメリカ証券取引委員会（SEC）は「A Plain English Handbook」（簡潔な英文のご案内）をインターネットで公開しています。

http://www.sec.gov/pdf/handbook.pdf

どうすれば英文が分かりやすくなるかについて、豊富な具体例があります。

例えば、

分かりにくい英文：

NO PERSON HAS BEEN AUTHORIZED TO GIVE ANY INFORMATION OR MAKE ANY REPRESENTATION OTHER THAN THOSE CONTAINED OR INCORPORATED BY REFERENCE IN THIS JOINT PROXY STATEMENT/PROSPECTUS, AND, IF GIVEN OR MADE, SUCH INFORMATION OR REPRESENTATION MUST NOT BE RELIED UPON AS HAVING BEEN AUTHORIZED.

上記の改善例：

You should rely only on the information contained in this document or that we have referred you to. We have not authorized anyone to provide you with information that is different.

文章を読みやすくするためのルールだけでなく、グラフ、色、レイアウトの使い方についても、アドバイスがあり、参考になると思います。

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英文会計士とコミュニケーション （４） － はっきりと表現するためのテクニック

前の段落や行の中で述べたことを示すときに、「This」や「That」などの代名詞だけだと、意味があいまいになります。

あいまいな例：

The profit margin grew to 23% in 2013 from 20% in 2012.  This is attributable to …

改善例：

The profit margin grew to 23% in 2013 from 20% in 2012.  This increase occurred because …

これは英語を書くときに注意すべきポイントですが、英語をしゃべるときは、代名詞だけでも大丈夫だそうです。


参考：”The Accountant’s Guide to Professional Communication” by Melanie McKay and Elizabeth Rosa

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