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2013年12月10日火曜日

マンガで会計を理解する

「BAR レモン・ハート 会計と監査」というマンガを読みました。
マンガなので1時間もあれば読めます。

「繰延税金資産」や「減損会計」など、むずかしい会計用語の意味がよく分かりました。
舞台は、こじゃれたバーで4人の男が会計の話で盛り上がるというもの。
監修はなんと日本公認会計士協会です。粋な協会ですね。
https://www.amazon.co.jp/BAR%E3%83%AC%E3%83%A2%E3%83%B3%E3%83%8F%E3%83%BC%E3%83%88-%E2%80%95%E4%BC%9A%E8%A8%88%E3%81%A8%E7%9B%A3%E6%9F%BB%E2%80%95-%E6%97%A5%E6%9C%AC%E5%85%AC%E8%AA%8D%E4%BC%9A%E8%A8%88%E5%A3%AB%E5%8D%94%E4%BC%9A/dp/4822244105



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2013年11月1日金曜日

会計士とコミュニケーション (7) 悪い知らせを伝えるとき

通常ならば、相手も忙しいので、ビジネスのコミュニケーションの基本は、

1.    まず要点を伝え(メッセージの目的)
2.    重要な項目の順に説明し
3.    最後に相手にしてほしいことを具体的に告げる

が定石ですが、悪い知らせを告げるときは裏ワザを使いましょう。

なぜなら、頭から悪いニュースを告げてしまうと、それ以上読んでもらえない可能性があるからです。

さて、その裏ワザは、

1.    ポジティブなことを書いて、相互の信頼関係を確認
2.    状況を説明して、納得できる心構えをつくってもらう
3.    悪い知らせを明確に伝える
4.    最後にもう一度ポジティブに書いて、良い関係を保てるようにする

例:

○○様

長年にわたり弊社のサービスを利用していただきまして、ありがとうございます。大切なお客様として貴社のお役に立てればと鋭意努力してまいりました。

毎年、確定申告の時期に弊社のサービスを選んでくださっているお客様には、最高品質のサービスを提供したいと思っておりますが、ご存じのように弊社は近年急速に拡大したため、貴社その他のお客様にご満足のいただけるようなサービスを提供することが困難になってまいりました。通年契約のお客様に十分な品質のサービスを提供するために、サービスの提供を通年契約のお客様に限定する必要が生じてまいりました。そこで残念ですが、貴社へのサービスをご提供することができなくなりました。

来年の確定申告をサポートできる他の税理士の紹介をご希望でしたら、どうぞお知らせください。これまで弊社を御愛顧いただきまして、誠にありがとうございました。


参考:”The Accountant’s Guide to Professional Communication” by Melanie McKay and Elizabeth Rosa

2013年10月25日金曜日

会計士とコミュニケーション (6) - ポジティブに書く

前向きな文章は、相手に対する気づかい、思いやり、敬意を伝えられます。
「あなたはできる人ですね。プロですね。」というメッセージを発することができます。

ネガティブな文章は、敵意、上から目線、権威を振りかざす印象を与え、「あなたなんか信用してませんよ」というメッセージを発します。
ぶっきらぼうな文章もネガティブです。

ポジティブな言葉:

感謝します  素晴らしい  よくなります  よかったです  できます
お勧めします  慎重  サービス  おめでとうございます
成功  効率的  ありがとうございます  優秀な  タイミングがよい
うれしいです  よく考えてある  一緒に  すごい  信頼
幸せな   でき次第、喜んで~します  助ける

ネガティブな言葉:

疑わしい  嫌い  非難  ~のせいで  不注意  ~しなければならない
できません  怠る  苦情  問題  断る  不公平  否定
あいまい  がっかり  心配  あやしい  間違い  失敗
あなたが…しない場合、当社は~できません  不可能  
あなたは~するべきです

■ きついメッセージの例
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
当社は下記の項目をまだ受け取っておりません。監査を完了するために大至急必要です。
A
B
C
これは二度目の通知になります。貴殿が当社に提供したデータには食い違いがあるため、さらに一層の監査をする必要があります。

至急、対応してください。
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
  • 相手を非難しているところがネガティブ。

■ 友好的なメッセージの例
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
監査は順調に終了に向かっていることをご報告いたします。当社からのお願いはこれで最後になりますが、以下の情報が必要です。
A
B
C
いくつか数値に違いがあるため、貴事務所にお伺いしたいと思います。上記の資料をただいて、訪問が終わりましたら、監査を無事に終了することができます。

いつもご協力をいただきまして、ありがとうございます。
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
  • 読み手が協力して、すぐに返答してくれると期待しているところがポジティブ。

たとえ相手に落ち度があっても、状況の中でポジティブな部分を強調することはできるでしょう。
問題を最小化して、読み手の不安を減らすことができます。

多くの人は、気配りが感じられて、友好的なコミュニケーションにはポジティブに反応し、きつい口調には抵抗したくなります。

ポジティブなコミュニケーションは人間関係を築く土台となるでしょう。


参考:”The Accountant’s Guide to Professional Communication” by Melanie McKay and Elizabeth Rosa

2013年10月6日日曜日

英文会計士とコミュニケーション (5) - 分かりやすく書くためのテクニック

アメリカ証券取引委員会(SEC)は「A Plain English Handbook」(簡潔な英文のご案内)をインターネットで公開しています。

http://www.sec.gov/pdf/handbook.pdf

どうすれば英文が分かりやすくなるかについて、豊富な具体例があります。

例えば、

分かりにくい英文:
NO PERSON HAS BEEN AUTHORIZED TO GIVE ANY INFORMATION OR MAKE ANY REPRESENTATION OTHER THAN THOSE CONTAINED OR INCORPORATED BY REFERENCE IN THIS JOINT PROXY STATEMENT/PROSPECTUS, AND, IF GIVEN OR MADE, SUCH INFORMATION OR REPRESENTATION MUST NOT BE RELIED UPON AS HAVING BEEN AUTHORIZED.

上記の改善例:
You should rely only on the information contained in this document or that we have referred you to. We have not authorized anyone to provide you with information that is different.

文章を読みやすくするためのルールだけでなく、グラフ、色、レイアウトの使い方についても、アドバイスがあり、参考になると思います。

2013年10月4日金曜日

英文会計士とコミュニケーション (4) - はっきりと表現するためのテクニック

前の段落や行の中で述べたことを示すときに、「This」や「That」などの代名詞だけだと、意味があいまいになります。

あいまいな例:
The profit margin grew to 23% in 2013 from 20% in 2012.  This is attributable to …

改善例:
The profit margin grew to 23% in 2013 from 20% in 2012.  This increase occurred because …

これは英語を書くときに注意すべきポイントですが、英語をしゃべるときは、代名詞だけでも大丈夫だそうです。


参考:”The Accountant’s Guide to Professional Communication” by Melanie McKay and Elizabeth Rosa

2013年9月24日火曜日

英文会計士とコミュニケーション (3) - 残念なことを伝えるとき

悪い知らせを顧客に伝えるとき、受動態にすると角が立ちにくくなります。

例えば、「お客様がデータを提供してくれないせいで、監査をし直す必要があります」と書きたいとします。
We will have to repeat that portion of the audit because we did not get complete information.

と書くと、あたかも、こちらに落ち度があるようにも解釈できます。そこで、
That portion of the audit must be repeated because the information obtained was not complete.
と受動態にすれば、直接的に誰かを非難しないため、アタリが柔らかくなります。

一般に受動態を使うと、まどろっこしい弱い文章になるため、止めた方がよいのですが、このような裏ワザとしては便利ですね。

参考:”The Accountant’s Guide to Professional Communication” by Melanie McKay and Elizabeth Rosa

英文会計士とコミュニケーション (2) - 形式ばった言い回しは避ける

ひと昔前はお奨めだった英語の定型的な言い回しは、もう使われなくなってきました。
以下はいくつかの例です。


Pursuant to our conversation …

When we talked yesterday …
When we spoke yesterday …
When we spoke on the phone yesterday …


We are in receipt of  …

We have received …


Attached herewith …

We have attached …



Enclosed please find …

We have enclosed …


Per your request …

As you asked …
As you wanted …


Please be advised that …

   削除してしまう


Please rest assured …

       削除してしまう


If you should have any questions, please do not hesitate to contact me.

If you have questions, please call me at …

参考:”The Accountant’s Guide to Professional Communication” by Melanie McKay and Elizabeth Rosa

2013年9月20日金曜日

英文会計士とコミュニケーション (1) - 英語を簡潔に書く

英語を使う会計士が、かけだしの頃に陥る間違いは、顧客とコミュニケーションをするときに、難しい言葉を使ってしまうことらしいです。

そうなってしまうのは、学生の頃に読んだ教科書、専門誌、行政機関の発行物が、難しい言葉で書いてあるためです。

難しい言葉とは、抽象的で複雑でよそよそしい言い回しです。

ビジネスの世界では、読む人も書く人も忙しくて、やたら難しい文章を読むヒマはありません。

そこで以下のテクニックがお勧めです。

英語を簡潔明瞭に書くためのテクニック

複数の音の単位から構成される単語を避け、1つの音の単位からなる言葉を使う。


長ったらしい → 簡潔

2013年9月19日木曜日

会計士とコミュニケーション (5) 文章を見直す

文章の下書きが終わったら、次のステップは文章の見直しです。

見直しによって、文章が読み手にスッと伝わるようになります。

その反対に、伝わらない文章とは、以下のように書いた文章です。
  • 思いついた順に書く。
  • 単に時系列順に並べる。
  • 同じことをあちこちで別の言葉で言い表す。
そこで以下のテクニックがお勧めです。

1.    最初の段落で最重要ポイントを述べて、結局は読者に何をしてほしいかを伝える。

2.    各段落においても、最初の行で、その段落の重要ポイントをまず伝える。

3.    段落の中で、キーワードを繰り返す。

4.    考えを接続詞でつなげる。

     接続詞の例:
  • 説明:例えば
  • 確認:実際は
  • 否定:しかし
  • 追加:そのうえ
  • 譲歩:そうはいうものの
  • 結論:したがって

5.    段落を「くさび」でつなぐ。
「くさび」とは、段落の最後の行で述べた考えを、つぎの段落の最初の行で繰り返すテクニックです。

6.    最後に結論および読者にしてほしいことを伝える。
読者に「知ってもらいたい」のか「何らかの行動をとってほしい」のかを伝えます。

参考:”The Accountant’s Guide to Professional Communication” by Melanie McKay and Elizabeth Rosa

2013年9月18日水曜日

当期純利益の不思議

「当期純利益」は、その年度の純益のことであり、英語で net income が一般的です。

前の年度の純利益であっても「当期純利益」と言い、「前期純利益」のようにはならないのです。

例えば、
2010年度の当期純利益
2011年度の当期純利益

のような表現となります。

過去のことを「当期」と呼ぶことに違和感を覚えるますが、決まった用語なので仕方がありません。

2013年9月12日木曜日

会計士とコミュニケーション (4) 大事なことから伝える

ビジネス文書でいくつか書きたいことがある場合、どのように並べればいいのでしょうか?

「重要度」の順に並べれば、読みやすいという説があります。

例えば、以下のように並べます。

1.    出だし
  • 目的を述べる

2.    本文
段落1(最も重要な内容)
  •   ポイントを述べる。
  •  詳細に説明する。
段落2(次に重要な内容)
  •  ポイントを述べる。
  •  詳細に説明する。
段落3(次に重要な内容)
  •  ポイントを述べる。
  •  詳細に説明する。


3.    むすび
  •  読み手に何をしてほしいのか、まとめる。


出所:”The Accountant’s Guide to Professional Communication” by Melanie McKay and Elizabeth Rosa



2013年9月11日水曜日

会計士とコミュニケーション (3) 核心以外は捨てる

会計士が情報を伝えようとするとき、何に苦労するのでしょうか?
十分なデータが手元にないことでしょうか。
いえ、難しいのはむしろ、データの取捨選択だそうです。
山のようにあるデータの中から最も的を射た核心にふれた情報を提供しなくてはなりません。
情報の洪水を整理して説明することが会計士に求められているのです。

会計士は次のことを自問しなくてはなりません。
  • このデータは聞かれた質問に答えているのか?
  • このデータは重複してないか?
  • 情報の受け手は、これを理解できるか?
  • もっとうまく説明できるデータは他にないか?


出所:”The Accountant’s Guide to Professional Communication” by Melanie McKay and Elizabeth Rosa



2013年9月10日火曜日

会計士とコミュニケーション (2) 読み手に伝わるように書く方法

 

■ 読み手は誰か?


メールや報告書などを下書きするとき、主張したいことや、それを裏付ける事実やデータを考えている思います。

これに加えて、「読む人物を想像しながら書く」ことをお勧めします。
すなわち、
  • 知っている人のために書く場合:その人の姿を脳裏に浮かべて書く
  • 知らない人のために書く場合:誰かを想定して書く
  • あるグループのために書く場合:そのグループが他のグループとどう違うかを意識しながら書く


■ 専門知識をどう伝えるか?


専門用語を分かりやすく説明するために、以下のステップがお勧めです。
  1. その用語が属する一般的なグループを定義する
  2. その用語がグループ内の他の用語とどう違うのかを説明する。

例:
  • 用語:ビール
  • グループ:アルコール飲料
  • 特性:麦から醸造した


  • 用語:投資
  • グループ:資産を購入すること
  • 特性:購入した資産から収入を得ることを期待している


  • 用語:繰戻還付
  • グループ:税金の還付
  • 特性:今年度が赤字ならば過去に収めた税金が還付されること


参考:”The Accountant’s Guide to Professional Communication” by Melanie McKay and Elizabeth Rosa






2013年9月8日日曜日

会計士とコミュニケーション (1) 会計士として成功するために

翻訳は言葉の世界、会計は数字の世界だから、2つは全く別モノと思っていました。しかし「会計士のためのプロのコミュニケーションの手引き」ではこう言っていたのです。
  • 会計はビジネスの言葉であり、会計士のプロにとって最重要課題は、この言葉を他の人に翻訳することである。
(Accounting is the language of business, and one of the professional’s most important challenges is to interpret this language for others.)

驚きです。

会計士が成功するためにコミュニケーション能力が重要であることから、アメリカのCPA(公認会計士試験)の試験に文書作成能力の試験が追加されました。

以下の能力が問われることになります。

Abilities to:
  1. organize ideas  考えをまとめられる能力 
  2. express yourself concisely  簡潔に表現する能力
  3. choose words precisely  言葉を正確に選ぶ能力
  4. write clear sentences   明確に書く能力
  5. use correct grammar  正しい文法を使う能力
  6. use standard English  標準的な国語を使う能力
  7. write appropriately for intended readers  ターゲットの読み手に合わせた書き方をする能力

出所:”The Accountant’s Guide to Professional Communication” by Melanie McKay and Elizabeth Rosa


2013年9月5日木曜日

「立替金」は会社が立て替えてあげているのか、それとも会社が立て替えてもらっているのか?

主に会社が立て替えてあげる場合に「立替金」が計上され、資産勘定となります。
例:
  • 会社が従業員に給与の前貸しをする
  • 仕入れ業者が負担すべき送料を会社が一時的に支払う
英語の場合も同様で、
Advance: money given to an employee before it is earned (e.g., advance against salary).

出所:”Dictionary of Accounting Terms” Second Edition” by Joel G. Siegel and Jae K. Shim

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2013年8月27日火曜日

なぜ確定申告を「tax return」というのか?

昔からなぜ「return」というのか不思議でした。
何をreturnするというのでしょうか?

調べた結果、return には「返却」と「報告」という2つの意味があることが分かりました。
納税申告の場合、後者の「報告」だったのです。

Merriam-Wesbter辞書によると、return の意味は主に「give back, go back」であり、古い用法で「report」となっています。税金の世界は歴史が古いので英語も古いのでしょう。

これまで私は勘違いしていて、納めすぎた税金が申告した結果、いくらか返ってくるので return なのか?と解釈していましたが、file a tax return は申告時のことであって、還付時ではないため、おかしい!と疑問でした。英語圏でも疑問の人はたくさんいるらしいです。



2013年8月26日月曜日

人はなぜ行動するのか?

DiSCの理論によると、世の中には4種類の人間がいるそうです。

D (Dominance): 昇進して他人に指示を出して、好機をとらえて、早く成果を出したい。権力、挑戦、競争が好き。成果を重視する。

I (Influence): 人に会いたい。話すのが好きで、前向きで、熱心で、回りを明るくする。注目されたい。人が好き。アイデアを出したり説得するのが好き。人の気持ちを大事にする。

S (Steadiness): 具体的な作業をみんなで仲良く協力してやりたい。困った人を助けたい。和を大切にする。

C (Conscientiousness): 論理的に専門知識に基づいて綿密で高い品質を提供して長期的に成功したい。正確性を重視する。

まわりの人たちを見ると、確かにどれかには当てはまる気がします。
自分自身はCに当てはまっています。
若いころはIに惹かれ、お金に困ったときはDのふりをして頑張りました。Sは聖人のようで私には手が届きません。

2013年8月17日土曜日

リーダーとは

どういう人がリーダーになれば組織のみんながハッピーなるのでしょうか。
Forbesに、おもしろい記事がありました。


What we’re experiencing today is too much form over substance – leaders lacking in foundation, but replete with social/political savvy.
今の世の中は見せかけのリーダーにあふれている。つまり人当りがよくて政治的にやり手だが、本質が欠けているリーダーである。

6 leadership characteristics
リーダーシップの6つの特徴

1. Show-up
   その場にいること。

2. Care
   相手を思いやれること。

3. Hustle:
   自己ベストを尽くしていること

4. Follow Through
   最後までやり遂げること

5. Positive Attitude
   前向きであること

6. Do the Right Thing
   正しいことを実行すること

結論としては、リーダーは一部の特殊な才能を持った人だけがなれるのではないと記事は主張しています。

誰でも何か分野のリーダーにはなれるはずだと、私も思います。

出所:http://www.forbes.com/sites/mikemyatt/2012/12/05/leadership-why-talent-is-overrated/

2013年8月15日木曜日

NPOの会計を助けてくれるNPOのサイト

NPOの会計を助けてくれるNPOのサイトを見つけました。
困ったときに相談できそうです。

NPO会計税務サポートサイト
http://www.npoatpro.org/potal/

2013年8月14日水曜日

新しいボランティアの人が参加したときにやっておくべきこと

(1) 何をもってそのボランティア作業が成功したとみなすか、決めておくこと
(2) 目標と作業をつなげられるように助けてあげること
(3) ボランティア団体の一員として機能できるように迎え入れてあげて、コミュニケーションの伝達ルートにアクセスできるようしてあげること

出所: “365 ideas for Recruiting, Retaining , Motivating, and Rewarding Your Volunteers”


2013年8月12日月曜日

ボランティア活動をする12の理由


365 Ideas for Recruiting, Retaining, Motivating, and Rewarding Your Volunteers」によれば、多くのボランティアは下記のうちのどれかが動機づけとなって活動に参加しているそうです。
 
1.自分を誇らしく思えるようになるため(人助けは気持ちがいい)
2.世の中を変えるため
3.社会に対する恩返し
4.才能を生かすため
5.使ってない技能を保持するため
6.新たな技能や経験を身につけるため
7.信念にしたがうため
8.新しい友達を作り、コミュニティーを形成したいから
9.達成感
10.     世の中を救うため
11.     芸術を支援、支持したいから
12.     家族の伝統だから

2013年8月10日土曜日

約束手形と為替手形:名宛人は支払人なのか受取人なのか?

約束手形の「名宛人」はお金の受取人ですが、為替手形の「名宛人」はお金の支払人なので、混乱しないように注意が必要です。

たとえば小売店が工場に支払うために、約束手形を振り出し、それを工場が鉄鋼会社への支払いのために裏書譲渡した場合は、以下のようになります。







これが為替手形の場合は、こうなります。



英訳の場合、いずれも名宛人は「drawee」となります。


2013年8月9日金曜日

翻訳は頭が疲れる



「見直す」という言葉

経営に関する資料で「見直す」という言葉がしょっちゅう出てきます。
英訳には可能性が2つあって、
  • review: to look over, study, or examine again
  • revise: to reconsider and change or modify
単に「検討」しているだけなのか、それとも「変更」するかで、意味が変わってくるのです。

翻訳者の私としては、よほどはっきり事情が分かっていない限り、無難な review の方を選びます。このように判断を迫られることが、一行にひとつは出てくるものです。
だから7時間ぐらい翻訳していると、頭が疲れて「もう何も考えたくない」状態になるのです。


2013年8月7日水曜日

数学不安症

シカゴ大学やスタンフォード大学の研究によると、数学嫌いの人は計算問題の解答を想像するだけで、不安などに関する脳の領域が活性化して、不安や物理的な痛みを感じるらしいです。

これからは、数学の話をするときに、もっと配慮しないといけないと思いました。うっかりして自分が誰かを不安にさせ、苦痛をもたらすかも知れないからです。

数学嫌いという感覚があること自体が驚きです。私自身は中学の夏休みに統計図表コンテストに参加したり、大学で微分と積分の授業を楽しく取っていたのですから。

誰にでも嫌いなものはあるかも知れません。私も3歳ぐらいのときに犬に追いかけられて泣きながら走って逃げたことがあって、今でも小型犬を見ると噛まれるような気がします。数学不安症の人は似たような気持なのでしょう。



2013年8月4日日曜日

優れたボランティア要員の特徴



「ボランティアをやってくれる人を集め、長くいてもらい、やる気になってもらい、報いてあげるための365のアイデア(原題:365 Ideas for Recruiting, Retaining, Motivating, and Rewarding Your VolunteersSunny Fader著」によると、最高のボランティア活動をしてくれる人には以下の10の特徴があります。


  1. 他の人とうまくやっていける
  2. 陽気
  3. 忍耐強い
  4. 自分で進んでやれる
  5. 柔軟
  6. 体系化、組織化、整理ができる
  7. 献身
  8. 信頼できる
  9. 細部に注意を払う
  10. ユーモアがある
(写真は体だけは柔軟なうちの猫)

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