今日は日本翻訳者協会（ＪＡＴ）の主催する日英・英日翻訳国際会議（ＩＪＥＴ）のために、役員と委員数名が昼食を取りながら打ち合わせをしました。
場所は品川で自宅から往復2時間です。
3時間も話し合いました。
話し合いの目的は、政府機関の後援をとりつけ、企業などの協賛と広告を得るために何をすべきか知識を共有することです。
夜は支払い関係の処理をしました。
- ＩＪＥＴ写真を委員が立替たので、振込みと現金とどちらで精算したいか聞く
- ＩＪＥＴ名古屋プレイベントの会場費を支払う
- ウエブサイトのプログラマーの報酬を米国の口座から支払った場合、残高が足りるかどうか米国のＩＪＥＴハワイの委員に問い合わせる
- 理事の名刺印刷代を振り込む。
次に後援と協賛を得るための資料を準備します。
- 定款：ウエブサイトからコピーしてＰＤＦ化
- 役員名簿：都庁に出したものをＰＤＦ化
最後に役員Ａさんの作ったMission Statementをよく読んで、コメントしました。
ほぼ丸一日ＪＡＴの用事で終わってしまいました。
日英・英日国際会議（ＩＪＥＴ）のロゴのイメージに使うため、日本翻訳者協会（ＪＡＴ）は写真を購入することになりました。
ＩＪＥＴ委員会は理事会に購入を承認してほしいと言っています。
これまでの経緯を理解するのため、一連のメールのやりとりに目を通し、結局これは理事会の判断は要らないことで、ＩＪＥＴ委員会が自己の裁量で買えばいい、という結論になり、その旨を伝えました。
このところＪＡＴは委員会活動が増えてきて、それはそれで素晴らしいのですが、各委員会にどのように予算を配分すればよいか、考えなくてはなりません。今までは予算が余り気味だったので、このような悩みはなかったです。
私なりに公平と思える配分方法を考えて、理事会に提案してみました。
以上でＪＡＴのために今日使った時間は2時間。
きのう日本翻訳者協会（ＪＡＴ）の理事Aさんからメールが来ましたが、理事全員の名刺を作ったので私のところへ送るつもりだというのです。
それを私が受け取って、理事８名の自宅へ郵送してほしいとのこと。
それに時間がとられるとは困るので、名刺屋さんから直接各理事の自宅へ発送してもらうように頼みました。
ＪＡＴの用事は多種多様で、ひとつひとつの所要時間は大したことがないのですが、気をつけないと本業の翻訳ができなくなります。
ＪＡＴはこのところイベントの回数が増えています。
それはそれで喜ばしいのですが、経費、特に会場費が膨らみます。
会員からは年会費1万円をもらい、預金もありますが、そのうちに足りなくなるおそれがあります。
理事のＡさんが安い公共施設を探してきてくれたので調べてみました。
安いだけあって人気で、予約がほぼいっぱいです。
いちおう選択肢として取っておきたい候補にしました。
理事のＣさんが本格的な改善策をいろいろと考えて発表してくれました。こういう頼もしい人がいると、うれしくなります。
前理事のＢさんがダンボール箱で何かを送ってきました。
箱がものすごくていねいに糊付けしてあるので、
はがすのに時間がかかりました。
それは翻訳に関する小冊子でした。
事前に何の相談もなく送られても、置き場所に困ります。
うちのマンションはすでにモノでいっぱいなのに。。。
「ダンボール箱で何か送るときは、事前に相談してほしい」とＢさんにメールを打つと、
Ｂさんから「箱の中には他のものも入っているから見てほしい」というのでもう一度箱の中をよくみると、契約書や重要書類のようなものが出てきました。
仕分けして、必要に応じて他の理事に渡すことに決めました。
「ダンボールを送るなら事前に連絡してくれ」と再度、前の理事にお願いしました。
本当にうちのマンションはいっぱいなのだから。
ＪＡＴが雇っているウエブサイトのデザイナーからメールが来ました。
今年働いた時間を記録していなかったので、いくら請求していいか分からない、というのんきな内容。
「たぶん１０時間ぐらいだろうけど、なんだったらＪＡＴが決めてもいい」などと書いてあります。
ウエブマスターに問合せると、すぐ返事がきて、１０時間でいいだろうということになりました。
デザイナーに請求書を送ってもらうように依頼しました。
委員会のひとつからゆうちょ銀行の口座の詳細を英語で表記したものを確認してほしいと言われました。
システムに英語で入力できるかどうかインターネットで調べても分からなかったため、委員の誰かに試しに入金してくれないかと頼んでみました。
今日のＪＡＴの理事の仕事は、全部で２時間半ぐらいかかりました。
昨夜、日本スタンフォード協会が駐日アメリカ大使の「さよなら会」を開いたので、出席しました。
なんとアグネス・チャンも来ていて、駐日大使にプレゼントを渡していました。
スタンフォードの日本人卒業生と話し、翻訳に興味がありそうな人だと思っ場合、ＪＡＴの名刺と自分の名刺を手渡すようにしています。
Ａさんは特許を自分で英語を書いて申請しているものの、完璧な英語ではないと自分で言っていました。またＢさんは、定年後はフリーランスの翻訳者になりたいと言っていました。翻訳に興味を持っている人は意外に多いようです。
今日は、ＪＡＴ宛の郵便物に目を通しました。
東京商工会議所に登録された理事長の名前とＦＡＸ番号が古かったので、事務所に連絡しました。
東商新聞の紙版が配布されたので、他の理事に興味があるかどうか聞きます。
理事長が「読みたい」と返答。
ＪＡＴの代表者が変わったことを銀行へも伝えなければなりません。
まず三井住友銀行のサイトを調べましたが、代表者変更に関する情報は見当たりません。
電話して聞いてみます。
印鑑証明書が必要だと言われました。
ＪＡＴは渋谷で登記しましたが、インターネットで調べると、印鑑証明書は法務局の支部でも取れるらしいことが分かりました。
さらにオンラインで印鑑証明書が請求できることも分かりましたが、専用ソフトをインストールしたり電子証明が必要など、結局は法務局に出向くのに比べて、たいして所要時間は変わらない気がします。
次にみずほ銀行の代表者変更についてウエブサイトで調べましたが、分からなかったため、みずほ銀行にも電話します。
音声ガイダンスにしたがって人間にたどりつきます。
りそな銀行もインターネットで調べて分からなかったため、同様に電話で聞きます。
みずほ銀行とりそな銀行は、印鑑証明書はいらないと言われました。
最後にゆうちょ銀行。
インターネット上で情報はありません。
通帳をみても連絡先の電話番号はありません。
支店名は番号になっています。
インターネットで番号に合う渋谷の支店を見つけました。
電話すると話し中だったので、後日に回すことに。
さしあたり前の理事から印鑑カードを送ってもらうように依頼しました。
ここまで要した時間は3時間半でした。
それにしても、なぜ銀行は法人の代表者が変わったときの手続きをホームページで教えてくれないのでしょうか？
日本翻訳者協会（ＪＡＴ）の用事は多種多様です。
頭が混乱しないように、仕事が発生するタイミングで仕分けしてみました。
7月
理事長が代わったために銀行通帳の名義を変更する
- 日英・英日翻訳国際会議（IJET）のために三井住友銀行のオンラインサービスを申し込む
政府の後援と財団の補助金を申請する準備
- IJET予算の承認
6月の理事会議事録の和訳とそのアップロード
- ウエブ・デザイナーさんへの支払い
- 会計前任者からの引継ぎ
毎月
毎週
イベント毎
- 部屋代、機器、謝礼、交通費、交流会費の支払い
- 参加者数を保険会社へ報告
ＪＡＴのウエブサイトのデザイナーさんはセンスのいい仕事をしてくれるのですが、なぜか代金の請求を忘れ、こちらからメールしなければラチがあかないのです。
ＪＡＴは私書箱から郵送物を転送するサービスを受けていますが、理事の交代に伴い、私が転送先となりました。このサービスを提供する会社に履歴事項全部証明書と私の身分証明書をファックスしました。
行政書士から書類一式がきました。理事の変更、ＪＡＴ代表者の変更の手続きが終了したので、謄本と代表者印が含まれていました。
東京都と法務局への申請書の控えはどうしますか？と聞かれたのでメールで返答。さらに行政書士へ報酬を振り込みました。
理事会の使っているオンラインサービスのアップグレードの承認について聞かれたので返答。
前理事から古い書類を捨ててよいかと問合せがあったので、調べて返答。
以上で今日のＪＡＴ関係のお仕事は2時間半かかりました。
日本翻訳者協会（ＪＡＴ）の会員から年会費と日英・英日翻訳国際会議（ＩＪＥＴ）の領収書が欲しいとの依頼を受けました。
ＩＪＥＴの支払記録はすぐに確認できましたが、年会費を支払った金融機関と日付が確認できなかったため、他の理事に問い合わせました。
答えを待っている間、昨年度のデータを調べたところ、経理のデータから支払日が判明しました。
ＰＤＦの支払証明をメールし、会計補佐の理事に作業の内容を詳しく説明し、この件は解決。
来年のIJET東京の会場を予約するために申込金を支払う必要があります。請求書が回ってきました。
金額が大きいので緊張してしまいます。
請求書をみると「請求書番号ＸＸＸを振込人名の前に必ず入れてください」という注意書きがありました。オンラインで、そのような振込方法が可能なのか？
楽天銀行のウエブサイトを読むと、できるのかできないのか、はっきりせず、「よくある質問」にも説明はありません。
電話して聞くしかありません。自動音声で支店番号を聞かれたものの、「オペラ支店」の番号って何？
あわてて受話器を持ちながらインターネットで楽天各支店の番号を調べました。
その後も自動音声に合わせて、たくさんの番号と＃を入力し、やっと人間にたどりついたのです。
担当者は「できる」と言いました。
「それでは請求番号は、全角で入力するのですか？」
と聞くと、自信のなさそうな煮え切らない返事。
「ウエブサイトの注意書きを読んでください」とのこと。
銀行の担当者とはいえ、システムは別の部門が作るので、細かい質問をするほうが酷なのかも知れません。
無事に振込が終了。
以上で2時間半を費やしました。
英日・日英翻訳国際会議（ＩＪＥＴ）の施設料の申込金について、反対者がいなければ、翌日支払う旨を理事会に通知しました。
別の理事から会議室の料金について質問されたので、いろいろ調べて説明。
ＩＪＥＴの写真に不適切なものがないかどうかチェックすることを他の理事から依頼されたので、ざっと眺めてみました。不適切な写真はないようです。
オンライン集計フォームの作成権限の人数を増やしてウエブマスターの負担を軽くすることについて意見を問われたのでコメントしました。
以上で、本日、日本翻訳者協会のために使った時間は1時間でした。
オンライン送金の設定変更を前理事に頼んだところ、一日でやってくれました。
感謝！
日本翻訳者協会（ＪＡＴ）の人は、みんな翻訳業が好きなので、結束が強いのでしょうか。
さっそく送金を済まして、前の理事にお礼のメールを送り、分科会の委員長に送金したことを伝えました。
以上のために30分を要しました。
ＪＡＴはみんな無償ボランティアでやっています。
何かを依頼しても、やってくれないときがあり、ガッカリすることがあります。
その反対に、今回にように期待以上に答えてくれる人がいて、嬉しいときもあります。
ビジネスのように命令によって人が動いていないので、予想がつきません。
そこが面白いとも言えます。
今日はたまったJATのお仕事をまとめて片づけることにしました。
まず他の理事からの質問に答えます。
- JATはどの団体に所属しているのか？
- JATの予算と支払い承認システムはどうなっているのか？
さらにJAT会員から新たな提案がありました。
有志が役所の書式を翻訳してJATのウエブサイトに掲載したいとのこと。
それに対して意見を書き込みます。
他の理事にリマインダーを出す。
理事会の議事録の英語版が3週間たってもまだ完成していませんが、完成次第和訳したいと伝えました。
ここまでのやりとりに1時間半ぐらいかかりました。
次にハワイでの年次総会で承認された議案をアップロードするための作業を開始。
NPOは会員が議事を閲覧できるようになっている必要があります。
ソフトの使い方が分からず苦労しましたが、ウエブマスターの人はすでに十分忙しいので、質問する気になれず、自分で試行錯誤して何とか入力しました。
昨年の表に上書きするファイルについては、前任者がＰＤＦしか残さなかったので、前任者からワード形式で送ってもらうかどうか悩んだものの、作業が中断するのがいやなので、ＰＤＦをワードに変換できるサービスに加入しました。その結果、ＰＤＦは見事にワードに変わったので、うれしいです。
ここで理事会から、日英・英日国際会議（IJET）の採算性についての質問をされました。自分の考えを整理して返答するのに30分かかりました。
午後からＪＡＴに来た郵便物の処理。
東京商工会議所から議員選挙の代理投票につぃての案内→理事長と法務担当理事にどうしたいか聞きました。
ミーティング・ルームの請求書→支払って、共有サイトに記録。
イベント代行会社からの宣伝→誰も興味がなければ破棄する旨を通知。
東京商工会議所から議員選挙のお知らせ→理事長に手渡すことを約束。
東京都議会議員選挙の投票用紙が誤って送られてきた→選挙管理事務所に連絡。
以上に2時間かかりました。
最後にＩＪＥＴのプレイベントの講演者へ謝礼をオンラインで振り込む手続きをしました。
英語の名前しか分からないので、口座名がカタカナで一致しているどうか分かりません。
さらにオンライン・サービスがセキュリティーを強化したため、ワンタイム認証コードを前の会計担当理事へ自動的に送られることが判明しました。この設定を変えてもらうように、前の理事に依頼しました。
理事が代わるたびに、引継ぎにものすごく時間がかかる気がします。
新しい理事に状況やシステムを説明して、前の理事が放置していたことも必要ならば更新しなければならないからです。
日本翻訳者協会（JAT）は、日本翻訳連盟の「翻訳祭」に協力し、日英翻訳者を4名講演者として推薦しました。
２名は決まったものの、残りの2名が決まっていないため、私から1名推薦してみました。
しかし日本語で説明したせいか、他の理事にうまく 伝わらなかったため、英語で再度説明。こうしたやりとりに30分費やしました。
さらに去年、名刺の印刷にかかったコストを知りたいと他の理事から聞かれたため返答。
前任者から引き継いだエクセルファイルで「名刺」のキーワードで検索しても、何も出てきません。しかたがないので前任者から引き継いだ紙の伝票の束を引っ張り出して、6月の伝票をチェックしたのに、それでも何も出てきません。
どうしたものかと悩みながら税理士さんが作成してくれた紙ベースの集計を手にとって、パラっと開いたページに、なんと偶然にも名刺の支払いが記載されていました。
この調査に30分かかりました。
今のＪＡＴの理事会で私がもっとも古い理事になってしまいました。質問されて答えるために調べるのに、けっこう時間がかかるのです。
昨日は「さくらんぼ食べ放題」のバス・ツアーに参加しました。
平日なので翻訳の顧客からのメールをチェックしなければなりません。
小型のノートパソコンを持って行きました。
バスの中で日本翻訳者協会（JAT）の用事もいくつかしました。
- 来年の日英・英日翻訳国際会議（IJET）の予算について他の理事から質問があったので、調べて、答える。
- 上記の実行委員会からも質問があったので、答える。
- 日本翻訳連盟から後援依頼が来たので、過去の経緯を調べる。
このために計1時間ぐらい費やしました。
WiFiは便利でありがたいです。
夫は隣で手の平サイズのなにかのデバイスで録画したテレビ番組を観ています。
バスガイドさんは客を飽きさせないために、ジャンケン大会をしたり工夫していたのですが、われわれ夫婦に飽きるという心配はありません。
採りたてのさくらんぼはジューシーでした。
今日はJATの理事長のお宅を訪問しました。
来年ＪＡＴは大きな国際会議（IJET）を開くため、何かと話し合うことが出てきます。
大きなお金がからむので、できれば顔を見ながら意見を交換したいのです。
理事の一人が政府の後援をとりつけるノウハウに詳しいので、説明してもらいました。
ポイントは：
- イベントの趣旨は社会貢献であることが重要
- 予算やスケジュールなど説明資料を揃えることが重要
最初に承認されれば、特にこうしなければならないといった制約はないそうです。
政府の後援があれば、企業のスポンサーがつきやすくなります。
来月、IJET委員会の人と話し合うことになりました。
２時間話しを聞いて、他の理事の手作りサンドイッチとブラウニーをご馳走になりました。
ここで私は失礼したのですが、この後、他の理事は会員登録業務を引継ぐための作業をしていました。
ご苦労様です！
帰宅して、メールを見るとＪＡＴ関連の問合せが来ていました。
ＰＲ担当理事からFIT（International Federation of Translators）とJATの関係についての質問。私は詳しくないので、これまでの担当者にメールを転送しました。
８月のイベントのためのお金の扱いについての質問。
謝礼と交通費を現金で手渡すか銀行振込にするか、確認しました。
JATでeBookを出す案について意見を聞かれました。
JAT会員の中に主体的にやりたい人がいればお任せする、という意見に賛成しました。
こうしたメールは３０分もかかりません。
人と会うことが一番時間をとられるように思いますが、長い目で見れば、会う方が効率がいいと思います。