「あなたはできる人ですね。プロですね。」というメッセージを発することができます。
ネガティブな文章は、敵意、上から目線、権威を振りかざす印象を与え、「あなたなんか信用してませんよ」というメッセージを発します。
ぶっきらぼうな文章もネガティブです。
ポジティブな言葉：
感謝します 素晴らしい よくなります よかったです できます
お勧めします 慎重 サービス おめでとうございます
成功 効率的 ありがとうございます 優秀な タイミングがよい
うれしいです よく考えてある 一緒に すごい 信頼
幸せな でき次第、喜んで～します 助ける
ネガティブな言葉：
疑わしい 嫌い 非難 ～のせいで 不注意 ～しなければならない
できません 怠る 苦情 問題 断る 不公平 否定
あいまい がっかり 心配 あやしい 間違い 失敗
あなたが…しない場合、当社は～できません 不可能
あなたは～するべきです
■ きついメッセージの例
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当社は下記の項目をまだ受け取っておりません。監査を完了するために大至急必要です。
A
B
C
これは二度目の通知になります。貴殿が当社に提供したデータには食い違いがあるため、さらに一層の監査をする必要があります。
至急、対応してください。
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- 相手を非難しているところがネガティブ。
■ 友好的なメッセージの例
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監査は順調に終了に向かっていることをご報告いたします。当社からのお願いはこれで最後になりますが、以下の情報が必要です。
A
B
C
いくつか数値に違いがあるため、貴事務所にお伺いしたいと思います。上記の資料をただいて、訪問が終わりましたら、監査を無事に終了することができます。
いつもご協力をいただきまして、ありがとうございます。
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- 読み手が協力して、すぐに返答してくれると期待しているところがポジティブ。
たとえ相手に落ち度があっても、状況の中でポジティブな部分を強調することはできるでしょう。
問題を最小化して、読み手の不安を減らすことができます。
多くの人は、気配りが感じられて、友好的なコミュニケーションにはポジティブに反応し、きつい口調には抵抗したくなります。
ポジティブなコミュニケーションは人間関係を築く土台となるでしょう。
参考：”The Accountant’s Guide to Professional Communication” by Melanie McKay and Elizabeth Rosa